گوگل شیٹس مائیکروسافٹ ایکسل سے ملتی جلتی ہے۔ اگرچہ یہ براہ راست مائیکروسافٹ کی میراثی ایپلیکیشن کی ہر خصوصیت کا مقابلہ نہیں کر سکتا، لیکن شیٹس اپنے پاس ایک طاقتور سپریڈ شیٹ ٹول کے طور پر رکھتی ہے جو بجٹ کو متوازن کرنے، مساوات کو انجام دینے، اور ڈیٹا کو ریئل ٹائم میں ٹریک رکھنے کی صلاحیت رکھتی ہے۔
Excel کی بہت سی خصوصیات شیٹس کے اندر نقل کی جاتی ہیں یا ان کی عکس بندی کی جاتی ہیں، جس سے مائیکروسافٹ کے پروڈکٹیویٹی سوٹ سے گوگل کی اپنی پیشکشوں میں سوئچ کرنا آسان ہو جاتا ہے۔ بنیادی اسپریڈ شیٹس والے صارفین (جو حسب ضرورت میکروز یا ڈیزائن عناصر کے بغیر) درحقیقت اپنی ایکسل فائلوں کو شیٹس میں بغیر کسی پریشانی یا خرابی کے براہ راست درآمد کر سکتے ہیں۔
ایک مسئلہ جو اسپریڈشیٹ کے صارفین کو درپیش ہے وہ یہ ہے کہ متعدد ذرائع سے ڈیٹا درآمد کرنے اور جمع کرنے کے عمل میں (بہت سے کاموں میں سے ایک جس میں اسپریڈ شیٹس بہت اچھے ہوتے ہیں)، بے ترتیب خالی خلیات، قطاروں اور کالموں کا ظاہر ہونا کوئی معمولی بات نہیں ہے۔ دستاویز کے اندر اگرچہ یہ مسئلہ چھوٹی شیٹس میں قابل انتظام ہے، جہاں آپ صرف قطاروں کو دستی طور پر حذف کر سکتے ہیں، لیکن جب یہ بڑی دستاویزات میں تیار ہوتا ہے تو یہ ایک بہت بڑا مسئلہ ہے۔
تاہم، اگر آپ مناسب اقدامات جانتے ہیں تو ان خالی جگہوں کو ہٹانا فوری اور آسان ہے۔ اس آرٹیکل میں، میں آپ کو دکھاؤں گا کہ آٹو فلٹر کا استعمال کرتے ہوئے اپنے Google Sheets دستاویز میں موجود تمام خالی قطاروں اور کالموں کو کیسے ہٹایا جائے۔
سادہ طریقہ
اگر آپ اپنے مواد کے نیچے موجود تمام خالی قطاروں کو حذف کرنے کی کوشش کر رہے ہیں تو آپ کر سکتے ہیں۔ تمام خالی کالموں سے چھٹکارا پانے کے لیے صرف اس قطار پر کلک کریں جس سے آپ شروع کرنا چاہتے ہیں اور درج ذیل کی بورڈ کمانڈز استعمال کریں:
سیب - کمانڈ + شفٹ + نیچے تیر
پی سی - کنٹرول + شفٹ + نیچے تیر
ایک بار جب آپ یہ کر لیں گے تو آپ دیکھیں گے کہ پوری شیٹ پر روشنی ڈالی گئی ہے۔ دائیں کلک کریں اور تمام قطاروں کو حذف کرنے کا اختیار منتخب کریں۔ آپ کی تیار شدہ مصنوعات اس طرح نظر آئے گی:
آپ اپنے ڈیٹا کے دائیں جانب تمام کالموں کے لیے بھی ایسا ہی کر سکتے ہیں۔ اوپر کی طرح ہی کمانڈز کا استعمال کرتے ہوئے، دائیں تیر کا استعمال کریں، تمام کالموں کو نمایاں کریں، دائیں کلک کریں، اور حذف کریں۔ یہ ایک بہت صاف نظر آنے والی ڈیٹا شیٹ چھوڑ دیتا ہے۔
آٹو فلٹر کا استعمال
آٹو فلٹر ترتیب دینا
اسانی سے ڈالو؛ ایک آٹو فلٹر آپ کے ایکسل کالم کے اندر کی قدروں کو لیتا ہے اور انہیں ہر سیل کے مواد کی بنیاد پر مخصوص فلٹرز میں بدل دیتا ہے — یا اس معاملے میں، اس کی کمی۔
اگرچہ اصل میں ایکسل 97 میں متعارف کرایا گیا تھا، خود کار فلٹرز (اور عام طور پر فلٹرز) اسپریڈشیٹ پروگراموں کا ایک بہت بڑا حصہ بن گئے ہیں، اس کے باوجود صارفین کی ایک چھوٹی سی اقلیت جو ان کے بارے میں جانتے ہیں اور استعمال کرتے ہیں۔
آٹو فلٹر فنکشن کو چھانٹنے کے مختلف طریقوں کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ درحقیقت، وہ آپ کی اسپریڈشیٹ کے نیچے یا اوپر تمام خالی سیلوں کو ترتیب دینے اور دھکیلنے کے لیے کافی طاقتور ہیں۔
- اسپریڈشیٹ کو کھول کر شروع کریں جس میں خالی قطاریں اور کالم ہوں جنہیں آپ اپنی دستاویز سے ہٹانا چاہتے ہیں۔
- دستاویز کھل جانے کے بعد، اپنی اسپریڈشیٹ کے بالکل اوپر ایک نئی قطار شامل کریں۔ پہلے سیل (A1) میں، جو بھی نام آپ اپنے فلٹر کے لیے استعمال کرنا چاہتے ہیں ٹائپ کریں۔ یہ اس فلٹر کا ہیڈر سیل ہو گا جسے ہم بنانے جا رہے ہیں۔
- نئی قطار بنانے کے بعد، گوگل شیٹس کے اندر کمانڈ قطار میں فلٹر آئیکن تلاش کریں۔ اس کی تصویر نیچے دی گئی ہے؛ اس کی عمومی شکل ایک الٹا مثلث کی طرح ہے جس کی لکیر نیچے سے باہر نکل رہی ہے، جیسے مارٹینی گلاس۔
اس بٹن پر کلک کرنے سے ایک فلٹر بن جائے گا، جو ڈیفالٹ طور پر پینل کے بائیں جانب سبز رنگ میں آپ کے چند سیلز کو نمایاں کرے گا۔ چونکہ ہم چاہتے ہیں کہ یہ فلٹر ہماری پوری دستاویز تک پھیلے، فلٹر آئیکن کے آگے چھوٹے ڈراپ ڈاؤن مینو پر کلک کریں۔ یہاں، آپ کو اپنے فلٹرز کو تبدیل کرنے کے کئی اختیارات نظر آئیں گے۔ فہرست کے اوپری حصے میں، منتخب کریں۔ "نیا فلٹر منظر بنائیں۔"
آپ کا Google Sheets پینل آپ کے فلٹر کے پیرامیٹرز کو داخل کرنے کے لیے ایک انٹری پوائنٹ کے ساتھ، ایک گہرا سرمئی رنگ کو بڑھا دے گا اور بدل دے گا۔ یہ ضروری نہیں ہے کہ آپ ہر ایک کالم کو شامل کریں، لیکن اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے اپنی دستاویز میں ہر قطار اور کالم کو شامل کیا ہے جس میں خالی جگہیں ہیں۔ محفوظ رہنے کے لیے، آپ صرف اپنی پوری دستاویز کا فلٹر کور رکھ سکتے ہیں۔ اسے اپنی دستاویز میں داخل کرنے کے لیے، کچھ ٹائپ کریں جیسے A1:G45، جہاں A1 ابتدائی سیل ہے اور G45 اختتامی سیل ہے۔ درمیان میں موجود ہر سیل کو آپ کے نئے فلٹر میں منتخب کیا جائے گا۔
خالی خلیوں کو منتقل کرنے کے لیے آٹو فلٹر کا استعمال
یہ اگلا حصہ تھوڑا سا عجیب لگ سکتا ہے کیونکہ یہ آپ کے ڈیٹا کو اس انداز میں منتقل اور دوبارہ ترتیب دے گا جو بہترین طور پر متضاد اور بدترین طور پر تباہ کن معلوم ہوتا ہے۔
ایک بار جب آپ کا فلٹر منتخب ہو جائے تو، اپنی اسپریڈشیٹ کے A1 کالم میں سبز ٹرپل لائن آئیکن پر کلک کریں جہاں آپ نے پہلے ایک عنوان سیٹ کیا تھا۔ اس مینو سے "Sort A-Z" کو منتخب کریں۔ آپ دیکھیں گے کہ آپ کا ڈیٹا حروف تہجی کی ترتیب میں منتقل ہوتا ہے، اعداد سے شروع ہوتا ہے اور اس کے بعد حروف آتا ہے۔
اس دوران خالی جگہوں کو آپ کی اسپریڈشیٹ کے نیچے دھکیل دیا جائے گا۔ اپنے اسپریڈشیٹ کالم کو کالم کے حساب سے اس وقت تک ریزورٹ کرنا جاری رکھیں جب تک کہ آپ کے خالی سیل ڈسپلے کے نیچے منتقل نہ ہوجائیں اور آپ کے پاس ڈیٹا کا ایک ٹھوس بلاک گوگل شیٹس کے اوپری حصے میں ظاہر ہو۔ یہ ممکنہ طور پر آپ کے ڈیٹا کو ایک مبہم، ناقابل پڑھنے والی گندگی بنا دے گا—فکر نہ کریں، یہ سب آخر کار ہو جائے گا۔
اپنے خالی خلیات کو حذف کرنا
ایک بار جب آپ کے خالی سیلز آپ کی اسپریڈشیٹ کے نیچے منتقل ہو جائیں تو انہیں حذف کرنا اتنا ہی آسان ہے جتنا کسی دوسرے سیل کو حذف کرنا۔ اپنی اسپریڈشیٹ پر خالی سیلز کو نمایاں کرنے اور منتخب کرنے کے لیے اپنے ماؤس کا استعمال کریں جو دستاویز کے نیچے منتقل کیے گئے ہیں۔
خالی سیلوں کی تعداد اور آپ کی اسپریڈشیٹ کے کام کرنے والے علاقے پر منحصر ہے، آپ ارد گرد کے مزید علاقے کو دیکھنے کے لیے اپنے ڈسپلے سے تھوڑا سا زوم آؤٹ کرنا چاہیں گے (زیادہ تر براؤزر، بشمول کروم، آپ کو Ctrl/Cmd اور استعمال کرکے زوم کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ + اور – بٹن؛ آپ Ctrl/Cmd کو بھی دبا کر رکھ سکتے ہیں اور اپنے ماؤس یا ٹچ پیڈ پر اسکرول وہیل استعمال کر سکتے ہیں)۔
آس پاس کے خالی خلیات کو منتخب کرنے کے لیے کلک کریں اور دبائے رکھیں اور اپنے ماؤس کو ہر سیل پر گھسیٹیں۔ یا، نیچے اور اپنے ڈیٹا کے دائیں جانب تمام سیلز کو فوری طور پر حذف کرنے کے لیے اوپر دیے گئے اقدامات پر عمل کریں۔
ایک بار نمایاں ہونے کے بعد، خالی خلیات کو حذف کرنے کے لیے صرف دائیں کلک کریں۔
اپنی اسپریڈشیٹ کو دوبارہ منظم کرنا
اب جب کہ آپ نے ناگوار خالی سیلز کو ہٹا دیا ہے، آپ اپنی اسپریڈشیٹ کو دوبارہ معمول کے مطابق ترتیب دے سکتے ہیں۔ فلٹر کے اندر پہلے سے اسی ٹرپل لائن والے مینو بٹن پر کلک کرنے سے آپ کو صرف حروف تہجی کے حساب سے ترتیب دینے کی اجازت ملے گی یا حروف تہجی کے الٹ ترتیب میں۔ ایک اور ترتیب کا آپشن ہے: اپنے آٹو فلٹر کو آف کرنا۔
ایسا کرنے کے لیے، شیٹس کے اندر آٹو فلٹر آئیکن کے آگے مثلث مینو بٹن پر کلک کریں۔ اس مینو کے اندر، آپ کو اپنے فلٹر کے لیے ایک آپشن نظر آئے گا (جسے "فلٹر 1" کہا جاتا ہے یا جو بھی نمبر فلٹر آپ نے بنایا ہے)، ساتھ ہی "کوئی نہیں" کا آپشن بھی نظر آئے گا۔ اس فلٹر کو بند کرنے کے لیے جسے آپ نے پہلے لگایا تھا، بس اس مینو سے "کوئی نہیں" کو منتخب کریں۔
آپ کی اسپریڈشیٹ جادو کی طرح معمول پر آجائے گی لیکن خالی خلیات کے بغیر، آپ نے پہلے حذف کر دیے تھے۔
سیلز کو حذف کرنے کے بعد، آپ اپنی اسپریڈشیٹ میں ڈیٹا کو دوبارہ ترتیب دینے اور شامل کرنا دوبارہ شروع کر سکتے ہیں۔ اگر، کسی بھی وجہ سے، یہ طریقہ آپ کے ڈیٹا کی ترتیب سے باہر ہونے کا سبب بنتا ہے، تو اسے تبدیل کرنا اتنا ہی آسان ہے جتنا کہ آپ کی دستاویزات کی تاریخ میں غوطہ لگانا اور پہلے کی کاپی پر واپس جانا۔
آپ اپنے ڈیٹا کو آسانی سے ادھر ادھر منتقل کرنے کے لیے کاپی اور پیسٹ فنکشن کا بھی استعمال کر سکتے ہیں، آپ کا راستہ روکنے والے سیکڑوں خالی سیلوں سے نمٹنے کے بغیر۔ یہ ایک بہترین حل نہیں ہے لیکن یہ آپ کے ڈیٹا کو آپ کے دستاویز میں خالی خلیوں کے بڑے پیمانے پر آگے بڑھانے کے لیے کام کرتا ہے۔ اور دن کے اختتام پر، یہ قطاروں کو ایک ایک کرکے بڑے پیمانے پر حذف کرنے سے کہیں زیادہ آسان ہے۔