تصویر 1 از 9
جب روزمرہ کے دستاویزات کو ختم کرنے کی بات آتی ہے تو، ورڈ کے ہوم ٹیب سے آگے بڑھنے کی شاذ و نادر ہی ضرورت ہوتی ہے۔ لیکن انٹرفیس کے اندر اندر گھس کر، دریافت ہونے کے منتظر اضافی ٹولز کی دولت موجود ہے۔ یہ خصوصیات واقعی "خفیہ" نہیں ہیں، لیکن بہت سے صارفین انہیں کبھی نہیں ڈھونڈ پاتے ہیں – اور وہ آپ کا کافی وقت اور محنت بچا سکتے ہیں۔
ذیل میں ہم ورڈ میں اپنی ٹاپ 20 آسانی سے نظر انداز کی جانے والی خصوصیات کا خاکہ پیش کرتے ہیں۔ ان میں سے بہت سے ورڈ میں ایک دہائی یا اس سے زیادہ عرصے سے ہیں اور ورڈ ایکس پی اور ورڈ 2003 کے مینو میں مل سکتے ہیں، لیکن ہم ورڈ 2007 اور اس سے اوپر کے ربن انٹرفیس پر توجہ مرکوز کریں گے، جو آخر کار، مدد کے لیے ایجاد کیا گیا تھا۔ صارفین سافٹ ویئر کی مزید باطنی خصوصیات تلاش کرتے ہیں۔
1. مماثل فارمیٹنگ منتخب کریں۔
ایک مثالی دنیا میں، آپ کی دستاویز کے ہر عنصر کو ایک انداز تفویض کیا جائے گا۔ لیکن اگر آپ نے مقامی فارمیٹنگ پر انحصار کیا ہے تو پھر بھی عالمی تبدیلیاں کرنا آسان ہے۔ ایڈیٹنگ سیکشن، ہوم ٹیب کے بالکل دائیں جانب، "ایک جیسی فارمیٹنگ کے ساتھ تمام متن کو منتخب کریں" کا آسان آپشن شامل ہے۔ اس سے آپ آسانی سے اپنے تمام ایڈہاک ہیڈنگز، کیپشنز، وغیرہ کو ایک ساتھ نمایاں کر سکتے ہیں اور ان کی ظاہری شکل کو ایک ہی جھٹکے میں تبدیل کر سکتے ہیں – یا مستقبل میں آسان انتظام کے لیے ایک انداز کا اطلاق کر سکتے ہیں۔
2. کلپ بورڈ پینل
کلپ بورڈ پینل آپ کے کلپ بورڈ پر ایک ہی وقت میں ایک سے زیادہ عناصر رکھنے کا ایک آسان طریقہ پیش کرتا ہے۔ اسے کھولنے کے لیے ہوم ٹیب کے کلپ بورڈ سیکشن میں چھوٹے پاپ آؤٹ آئیکن پر کلک کریں۔ 24 حالیہ کٹ اور کاپی آپریشنز کو یاد رکھا گیا ہے، اور آپ ان میں سے کسی ایک پر کلک کرکے اسے اندراج کے مقام پر چسپاں کر سکتے ہیں۔ نچلے حصے میں اختیارات کا ڈراپ ڈاؤن آپ کو کنٹرول کرنے دیتا ہے جب کلپ بورڈ پینل ظاہر ہوتا ہے۔ ایک آپشن یہ ہے کہ جب آپ Ctrl+C کو دو بار دبائیں تو اسے ظاہر کرنا ہے۔
3. ترجمہ کریں۔
لفظ کا جائزہ | ٹرانسلیٹ فنکشن آپ کے دستاویز کا متن Microsoft Translator ویب صفحہ پر بھیجتا ہے اور براؤزر ونڈو میں ترجمہ دکھاتا ہے۔ Word 2010 اور 2013 میں، آپ Review | کو بھی فعال کر سکتے ہیں۔ ترجمہ | منی مترجم، جو ایک بھوت ٹول ٹِپ پیش کرتا ہے جب آپ متن کے منتخب حصے پر ہوور کرتے ہیں۔ اپنی منتخب کردہ زبان میں پاپ اپ ترجمہ دیکھنے کے لیے اپنے پوائنٹر کو اس پر منتقل کریں۔ منتخب کرنے کے لیے درجنوں زبانیں ہیں: ترجمہ کے ڈراپ ڈاؤن سے ترجمہ کی زبان کا انتخاب کر کے انہیں براؤز کریں۔
4. کیرننگ
پروفیشنل ڈیسک ٹاپ پبلشنگ سوفٹ ویئر کرننگ کو سپورٹ کرتا ہے - متن کو مزید جمالیاتی طور پر خوش کرنے کے لیے حروف کے درمیان وقفہ کاری کی منتخب ایڈجسٹمنٹ۔ لفظ ڈیفالٹ کے طور پر ایسا نہیں کرتا ہے، لیکن اسے ہوم ٹیب کے فونٹ سیکشن میں پاپ آؤٹ آئیکون پر کلک کرکے اور "فونٹس کے لیے کرننگ" کے لیبل والے باکس کو ٹک کرکے آن کیا جاسکتا ہے۔ دائیں جانب والے باکس میں کم از کم پوائنٹ کا سائز درج کریں۔ اگر آپ چھوٹے فونٹس پر کرننگ استعمال کرتے ہیں، تاہم، حروف ایک ساتھ چلتے دکھائی دے سکتے ہیں، جس سے پڑھنے کی اہلیت کم ہو جاتی ہے۔
آسان رسائی کے لیے CTRL+D کی بورڈ شارٹ کٹ، یا میک پر CMD+D استعمال کریں۔ یہ شارٹ کٹ آپ کو براہ راست فونٹس کی سکرین پر لے جائے گا قطع نظر اس کے کہ آپ کون سا ورژن استعمال کر رہے ہیں۔ ورڈ 2007 یا اس سے پہلے چلانے والوں کو کریکٹر اسپیسنگ آپشن کو چیک کرنے کی ضرورت ہوگی۔ اگر آپ بعد کا ورژن چلا رہے ہیں تو پاپ اپ ونڈو کے اوپری حصے میں 'ایڈوانسڈ' ٹیب کو منتخب کریں جیسا کہ اوپر دکھایا گیا ہے۔
5. چارٹ داخل کریں۔
اگر آپ اپنی دستاویز میں ایکسل چارٹ شامل کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو ورڈ چھوڑنے کی ضرورت نہیں ہے۔ داخل کو منتخب کرنا | ورڈ میں چارٹ ایک چھوٹا ایکسل منظر کھولے گا، جس میں آپ اپنے ڈیٹا میں ترمیم یا درآمد کر سکتے ہیں۔ بس ایکسل ونڈو کو ایک بار بند کر دیں - اسے Word کے اندر چارٹ کی شکل میں پیش کیا جائے گا۔ ورڈ ونڈو کے اوپری حصے میں، چارٹ ٹولز کے ٹیبز آپ کو اپنے چارٹ کے ڈیزائن اور ظاہری شکل پر مکمل کنٹرول دیتے ہیں، اس لیے ایکسل کو دستی طور پر لانچ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
6. اسمارٹ آرٹ
SmartArt آپ کو پرامڈ تنظیموں، سائیکلوں، درجہ بندیوں، میٹرکس، اور مزید کے لیے تقریباً 200 پہلے سے ڈیزائن کردہ ترتیب کے ذریعے عمل اور تعلقات کو واضح کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اسے Word میں استعمال کرنے کے لیے، صرف Insert | پر کلک کریں۔ SmartArt اور ایک ٹیمپلیٹ منتخب کریں۔ پھر ظاہر ہونے والے تیرتے پینل میں اپنے لیبلز ٹائپ کریں اور SmartArt کا سائز تبدیل کرنے کے لیے ہینڈلز کو گھسیٹیں۔ اگر آپ چاہتے ہیں کہ یہ آپ کی دستاویز پر تیرے، تو آپ اسے آسانی سے ٹیکسٹ باکس بنا کر حاصل کر سکتے ہیں (بذریعہ Insert | Text Box) اور اپنے SmartArt کو اس کے اندر رکھ کر۔
7. اسکرین شاٹ داخل کریں۔
اگر آپ ٹیوٹوریل لکھ رہے ہیں - یا آپ اپنی دستاویز میں کسی دوسرے پروگرام سے تصویر شامل کرنے کا آسان طریقہ چاہتے ہیں - تو آپ Insert | اسکرین شاٹ؛ ڈراپ ڈاؤن مینو آپ کو کسی بھی کھلی ونڈو کو تصویر کے طور پر براہ راست درآمد کرنے دیتا ہے۔ متبادل طور پر، آپ ماؤس کے ساتھ مستطیل کو گھسیٹنے اور اسکرین کے حسب ضرورت علاقے کیپچر کرنے کے لیے اسکرین کلپنگ کا اختیار منتخب کر سکتے ہیں۔
8. فوری حصے داخل کریں۔
کاروباروں کو اکثر ایسے خطوط اور دستاویزات بنانے کی ضرورت ہوتی ہے جن میں معیاری عناصر یا پیراگراف ہوتے ہیں، جیسے کہ کوئی پتہ۔ ورڈ کی آٹو ٹیکسٹ خصوصیت مدد کر سکتی ہے۔ متن کا ایک حصہ منتخب کریں، پھر داخل کریں کو منتخب کریں۔ فوری حصے | آٹو ٹیکسٹ | انتخاب کو آٹو ٹیکسٹ گیلری میں محفوظ کریں۔ اب آپ کسی بھی دستاویز میں اس متن کو Insert | سے منتخب کر کے دوبارہ داخل کر سکتے ہیں۔ فوری حصے | آٹو ٹیکسٹ مینو۔ آپ اپنی کمپنی کا نام اور ای میل ایڈریس جیسے عناصر کے لیے کوئیک پارٹس بھی ترتیب دے سکتے ہیں، اور بلڈنگ بلاکس آرگنائزر میں آپ فوری رسائی والے ٹیمپلیٹس اور اشیاء کو بھی ترتیب دے سکتے ہیں۔
یاد رہے کہ تحریر کے وقت یہ آپشن میک صارفین کے لیے دستیاب نہیں ہے۔
9. ہائفینیشن
عجیب لفظ کو دو سطروں میں پھیلانے کی اجازت دینا آپ کے دستاویز کی ظاہری شکل کو بہتر بنا سکتا ہے۔ یہ آپ کے دائیں مارجن کو بہت زیادہ رگڑنے سے روک سکتا ہے یا، مکمل طور پر جائز متن میں، یہ ہر لفظ کے درمیان سفید جگہ کے بڑے "جزیروں" کو ظاہر ہونے سے روک سکتا ہے۔ لفظ ضرورت کے مطابق الفاظ کو خود بخود ہائفنیٹ کر سکتا ہے، لیکن فیچر بطور ڈیفالٹ بند کر دیا جاتا ہے: اسے فعال کرنے کے لیے، صفحہ لے آؤٹ ٹیب پر جائیں اور Hyphenation | خودکار
10. لائن نمبرز
اگر آپ کوڈ، قانونی دستاویزات، یا شاعری کا حوالہ دے رہے ہیں، تو آپ آسان حوالہ کے لیے اپنی لائنوں کو نمبر دینا چاہیں گے۔ لفظ کا نمبری فہرست ٹول انڈینٹیشن سیٹنگز کو لاگو کرتا ہے جو ہو سکتا ہے وہ نہ ہو جو آپ چاہتے ہیں: پیج لے آؤٹ کو منتخب کریں | اس کے بجائے لائن نمبرز اور ورڈ دستاویز کے مارجن میں صاف نمبر لگائیں گے۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، لائن نمبرنگ پوری دستاویز پر لاگو ہوتی ہے، لیکن آپ اسے لائن نمبرز کا انتخاب کر کے منتخب متن کو چھوڑ سکتے ہیں۔ "موجودہ پیراگراف کے لیے دبائیں"۔
11. ڈیجیٹل دستخط
یہ ہمیشہ واضح نہیں ہوتا ہے کہ آیا ڈیجیٹل دستاویز مستند اصلی ہے۔ پرسنل انکرپشن کلید کے ساتھ کسی دستاویز پر دستخط کرنے کے لیے، فائل ٹیب پر جائیں (یا Word 2007 میں orb)، پروٹیکٹ ڈاکومنٹ کو منتخب کریں، اور "ڈیجیٹل دستخط شامل کریں" کو منتخب کریں۔ آپ کے دستخط کو شامل کرنے سے پہلے آپ کو دستاویز کو محفوظ کرنے کے لیے کہا جائے گا۔ دستاویز میں تبدیلی کی صورت میں دستخط خود بخود باطل ہو جائیں گے، اس لیے اس کی موجودگی صداقت کی ضمانت ہے۔ اگر آپ کسی اور کو دستاویز پر دستخط کرنے کے لیے مدعو کرنا چاہتے ہیں تو داخل کریں ٹیب پر جائیں اور ٹیکسٹ سیکشن میں دستخطی لائن کو منتخب کریں۔
12. واٹر مارک
جب آپ کسی دستاویز کا مسودہ گردش کر رہے ہوں یا کسی کام کے ساتھی کے ساتھ نجی چیز کا اشتراک کر رہے ہوں، تو صفحہ کو واٹر مارک کرنے کے قابل ہونا مفید ہے تاکہ آپ ایک نظر میں دیکھ سکیں کہ یہ کس قسم کی دستاویز ہے۔ واٹر مارک ڈراپ ڈاؤن صفحہ لے آؤٹ ٹیب کے نیچے، آپ کو دو کلکس میں "ڈرافٹ"، "خفیہ" یا "ضروری" کہتے ہوئے ایک بڑا گرے واٹر مارک شامل کرنے دیتا ہے۔ اپنا متن یا تصویر رکھنے کے لیے حسب ضرورت واٹر مارک کو منتخب کریں۔
میک صارفین کو واٹر مارک آپشن تک رسائی کے لیے اپنی کمپیوٹر اسکرین کے اوپری حصے میں 'انسرٹ' ٹیب استعمال کرنے کی ضرورت ہوگی۔
13. حوالہ جات
علمی کاموں کے لیے، Word آپ کو اپنے اقتباسات کا نظم کرنے میں بھی مدد کر سکتا ہے۔ حوالہ جات کے ٹیب پر، آپ کو ذرائع کا نظم کرنے کے لیے ایک بٹن ملے گا۔ یہاں، آپ ہر اس کام کی تفصیلات درج کر سکتے ہیں جس کا آپ حوالہ دیتے ہیں، پھر Insert Citation ڈراپ ڈاؤن پر کلک کر کے ان کے حوالے داخل کر سکتے ہیں۔ آپ APA اور ایم ایل اے کے معیارات سمیت 14 تسلیم شدہ طرزوں میں سے حوالہ کی شکل کا انتخاب کر سکتے ہیں، اور آخر میں، آپ ایک کلک کے ساتھ کتابیات تیار کر سکتے ہیں۔
14. میکرو
آفس کا اسکرپٹنگ انٹرفیس نفیس ہے، کم از کم کہنے کے لیے، لیکن اگر آپ ایک سادہ، دہرائے جانے والے کام کو خودکار بنانا چاہتے ہیں، تو کوڈ کی لائن ٹائپ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ویو ٹیب پر، میکروس ڈراپ ڈاؤن پر کلک کریں اور ریکارڈ میکرو کو منتخب کریں۔ کھلنے والے ڈائیلاگ میں، ایک بٹن یا کی بورڈ شارٹ کٹ منتخب کریں (اپنی پسند کی تصدیق کے لیے تفویض پر کلک کرنا یاد رکھیں)؛ پھر وہ کام انجام دیں جسے آپ خود کار بنانا چاہتے ہیں۔ جب آپ کام کر لیں، ڈراپ ڈاؤن پر واپس جائیں اور سٹاپ ریکارڈنگ کو منتخب کریں۔ اب آپ کے منتخب کردہ بٹن یا کلید کے امتزاج کو کسی بھی وقت دبانے سے آپ کی ریکارڈ کردہ کارروائیوں کو دہرایا جائے گا۔
15. آؤٹ لائن ویو
اگر آپ کسی بڑے پروجیکٹ کے لیے ورڈ استعمال کر رہے ہیں، جیسے کہ کالج کا مقالہ یا ناول، تو دستاویز کو حصوں اور ذیلی حصوں میں تقسیم کرنا مددگار ثابت ہو سکتا ہے۔ دیکھیں پر جائیں | ایک درجہ بندی کے ڈسپلے تک رسائی کے لیے خاکہ جو آپ کو سرخیوں کو نشان زد کرنے اور ان کے نیچے باڈی ٹیکسٹ کو سمیٹنے دیتا ہے۔ اس سے آپ کو آپ کی دستاویز کا واضح جائزہ ملتا ہے، جسے حصوں کو ادھر ادھر منتقل کر کے آسانی سے دوبارہ منظم کیا جا سکتا ہے۔ آپ ایک ماسٹر پروجیکٹ میں کئی دستاویزات بھی جمع کر سکتے ہیں: ذیلی دستاویزات درآمد کرنے یا بنانے کے لیے آؤٹ لائننگ ٹیب کے ماسٹر دستاویز سیکشن میں دستاویز دکھائیں پر کلک کریں۔
16. صفحہ کا رنگ
اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کی دستاویز نمایاں ہو، تو آپ صفحہ لے آؤٹ | استعمال کر سکتے ہیں۔ بیک گراؤنڈ واش لگانے کے لیے صفحہ کا رنگ ڈراپ ڈاؤن؛ Fill Effects کو منتخب کریں اور آپ پیٹرن اور بناوٹ شامل کر سکتے ہیں۔ آپ کی دستاویز کے تمام صفحات پر فل اور پیٹرن خود بخود لاگو ہوتے ہیں۔ اس کے علاوہ، اگرچہ آپ انہیں اسکرین پر دیکھ سکتے ہیں، لیکن وہ پرنٹ نہیں ہوئے ہیں، لہذا وہ آپ کی ہارڈ کاپیوں کے پڑھنے کی اہلیت میں مداخلت نہیں کریں گے۔
کچھ صارفین مائیکروسافٹ ورڈ کے ورژن اور سسٹم جو آپ استعمال کر رہے ہیں اس کی بنیاد پر 'ڈیزائن' ٹیب کے تحت صفحہ کے رنگوں کا انتخاب تلاش کر سکتے ہیں۔
17. انڈیکس داخل کریں۔
طویل کام کے لیے ایک تیسری مفید خصوصیت خود بخود انڈیکس بنانے کی صلاحیت ہے۔ اس فیچر کو استعمال کرنے کے لیے، آپ کو پہلے متعلقہ لفظ یا فقرے کو منتخب کرکے اپنے حوالہ جات کو متن میں نشان زد کرنا ہوگا، پھر References | انڈیکس داخل کریں۔ جب آپ اپنے تمام ہیڈورڈز کو مارک اپ کر لیں تو انڈیکس بنانے کے لیے Insert Index پر کلک کریں۔ اس میں ان مثالوں کے حوالہ جات ہوں گے جنہیں آپ نے نشان زد کیا ہے، اور صفحہ نمبروں پر خود اپ ڈیٹ کرنے والے لنکس ہوں گے جن پر وہ ظاہر ہوتے ہیں۔
18. دستاویزات کو یکجا اور موازنہ کریں۔
لفظ خود بخود دو دستاویزات کا موازنہ یا یکجا کر سکتا ہے: آپ کو Review | کے تحت ٹول مل جائے گا۔ موازنہ کریں۔ اگر آپ کام خود کرنا چاہتے ہیں تو دیکھیں | پر کلک کریں۔ شانہ بہ شانہ دیکھیں؛ یہ خود بخود آپ کے دستاویزات کو یکساں زوم عوامل پر ایک دوسرے کے ساتھ لگا دے گا، تاکہ آپ آسانی سے ان کے درمیان آگے پیچھے دیکھ سکیں۔ اگر آپ سنکرونس اسکرولنگ بٹن پر کلک کرتے ہیں تو، جب آپ کرسر کو ادھر ادھر گھسیٹتے ہیں یا اسکرول بار کو گھسیٹتے ہیں تو وہ لاک سٹیپ میں اوپر اور نیچے بھی اسکرول کریں گے۔
19. دستاویز انسپکٹر
پریس افسران اور سرکاری ملازمین ماضی میں اپنے میٹا ڈیٹا میں سرایت شدہ حساس معلومات کے ساتھ دستاویزات کی تقسیم کے لیے خود کو گرم پانی میں اتار چکے ہیں، یا Word's Track Changes آپشن کے ذریعے اسے بازیافت کیا جا سکتا ہے۔ وہی غلطی نہ کریں: فائل ٹیب (یا آفس 2007 میں Orb) کے تحت معلومات کے سیکشن میں، آپ کو "شیئرنگ کے لیے تیار کریں" ڈراپ ڈاؤن کے تحت اختیارات کا ایک انتخاب ملے گا جو آپ کو پوشیدہ معلومات کی جانچ کرنے دیتا ہے (اور ورڈ کے دوسرے ایڈیشن کے ساتھ مطابقت کی تصدیق کریں)۔
20. ربن کو حسب ضرورت بنائیں
ربن انٹرفیس انتہائی حسب ضرورت آفس 2003 انٹرفیس سے زیادہ مستحکم ہونے کے لیے ڈیزائن کیا گیا تھا۔ تاہم، اگر آپ فائل کو منتخب کریں | اختیارات | ربن کو حسب ضرورت بنائیں، آپ اس میں نئے فنکشنز شامل کر سکتے ہیں، اور جنہیں آپ نہیں دیکھنا چاہتے اسے ہٹا سکتے ہیں۔ آپ ایسی خصوصیات شامل کر سکتے ہیں جو عام طور پر بالکل بھی سامنے نہیں آتی ہیں - "کمانڈز ربن میں نہیں ہیں" کا ایک مددگار انتخاب ہے - اور یہاں تک کہ اپنے ٹیبز بھی بنائیں۔ اگر یہ بہت پیچیدہ ہے تو، آپ فوری رسائی ٹول بار کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں جو اسکرین کے اوپری حصے میں اس کے دائیں سرے پر چھوٹے ڈراپ ڈاؤن تیر کا استعمال کرکے ظاہر ہوتا ہے۔
