شاید اسمارٹ شیٹ کی بہترین خصوصیات میں سے ایک پروجیکٹ رپورٹس بنانا ہے۔ پروجیکٹ مینیجرز کو ایک ہی منظر میں مختلف شیٹس کے ڈیٹا کے ساتھ کام کرنے کی اجازت دینا حقیقی وقت بچانے والا ہو سکتا ہے۔ تاہم، یہ عمل ان لوگوں کے لیے مشکل لگ سکتا ہے جنہوں نے کبھی رپورٹیں نہیں کیں یا صرف Smartsheet کا استعمال شروع کیا۔ اگر آپ دونوں میں سے کسی ایک زمرے سے تعلق رکھتے ہیں، تو آپ صحیح جگہ پر آئے ہیں۔
اس مرحلہ وار گائیڈ میں، ہم آپ کو وہ سب کچھ بتائیں گے جو آپ کو Smartsheet میں رپورٹ بنانے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے۔ آپ یہ جان کر چلے جائیں گے کہ رپورٹ کی مختلف اقسام کیا ہیں اور ہر ایک کو کیسے ترتیب دیا جائے۔
پی سی پر اسمارٹ شیٹ میں رپورٹ کیسے بنائیں؟
ہر کامیاب پروجیکٹ مینیجر کو یہ جاننے کی ضرورت ہوتی ہے کہ کس طرح مؤثر طریقے سے ملٹی ٹاسک کرنا ہے۔ ان سرگرمیوں میں سے ہر ایک کی بروقت رپورٹ کے بغیر جاری کاموں، ہفتہ وار سیلز، یا دیگر پروجیکٹس کو جاری رکھنا مشکل ہو سکتا ہے۔ رپورٹیں خاص طور پر بنیادی کاروباری سوالات کے جوابات دینے اور ورک فلو کو منظم کرنے اور اس پر نظر رکھنے کے لیے مفید ہیں۔
آپ رپورٹ میں تمام ڈیٹا میں ترمیم، خلاصہ یا ترتیب دے سکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ کامیابی کے ساتھ اسے بنا لیتے ہیں، تو آپ اسے اپنے ساتھیوں یا اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ بھیج، شیئر یا شائع کر سکتے ہیں۔
آپ اسمارٹ شیٹ ڈیسک ٹاپ براؤزر ایپ میں رپورٹ کی دو بنیادی اقسام بنا سکتے ہیں: قطار اور شیٹ سمری رپورٹس۔
قطار کی رپورٹیں فوری طور پر مختلف شیٹس سے قطار کا ڈیٹا اکٹھا کرتی ہیں۔ ان رپورٹس کی بدولت، آپ تمام نامکمل کاموں، ان ادائیگیوں کا جائزہ حاصل کر سکتے ہیں جو نہیں گزری تھیں، یا قطاروں میں کھڑی کوئی دوسری معلومات۔
شیٹ سمری رپورٹ مختلف شیٹس میں سمری فیلڈ کی معلومات دکھاتی ہے۔ مختلف پروجیکٹس کا تفصیلی جائزہ لینے کے لیے یہ ایک بہترین ٹول ہے۔
آپ Smartsheet ڈیسک ٹاپ براؤزر ایپ کے اندر رپورٹ بلڈر میں قطار اور خلاصہ رپورٹیں بنا سکتے ہیں۔ اس عمل میں کچھ مراحل شامل ہیں، لیکن یہ ان لوگوں کے لیے کیک کا ٹکڑا ہوں گے جو نیچے دی گئی ہدایات پر احتیاط سے عمل کرتے ہیں:
قطار کی رپورٹ
مرحلہ 1: قطار کی رپورٹ بنانا
- اپنے ڈیسک ٹاپ پر اپنے اسمارٹ شیٹ براؤزر اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔
- ونڈو کے اوپری بائیں کونے میں مینو کے نشان پر جائیں۔
- سولیوشن سینٹر میں داخل ہونے کے لیے جمع کے نشان پر کلک کریں۔
- بائیں طرف کی سائڈبار میں "تخلیق" پر کلک کریں۔
- دکھائے گئے اختیارات میں سے "رپورٹ" کا انتخاب کریں۔
- ایک پرامپٹ ونڈو آپ سے رپورٹ کا نام لینے اور رپورٹ کی قسم کو منتخب کرنے کے لیے کہے گی۔
- "قطار رپورٹ" کو منتخب کریں اور "ٹھیک ہے" پر کلک کریں۔
اب آپ کو اپنی رپورٹ کو استعمال کرنے کے قابل ہونے کے لیے اسے ترتیب دینا ہوگا۔
مرحلہ 2: قطار کی رپورٹ کو ترتیب دینا
قطار کی رپورٹ کو ترتیب دینے کے لیے اوپری ٹول بار میں موجود ٹیبز کا استعمال کریں۔ آپ درج ذیل کو کنفیگر کر سکتے ہیں: ماخذ شیٹس، ڈسپلے کے لیے کالم، فلٹر کے معیار، گروپ، خلاصہ، ترتیب دیں۔ مثال کے طور پر، فلٹر کے معیار کے ٹیب میں، آپ اپنی رپورٹ میں دکھانے کے لیے شرائط کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ آپ تبصرے، شعبہ، تفصیل، تفویض کردہ، اور بہت کچھ کے ذریعے فلٹر کر سکتے ہیں۔
مرحلہ 3: قطار کی رپورٹ کے نتائج کو ترتیب دینا
قطار کی رپورٹ بنانے کا ایک لازمی حصہ نتائج کو قطعات کے لحاظ سے ترتیب دینا ہے:
- ٹول بار مینو میں "سارٹ" سیکشن پر کلک کریں۔
- ایک فیلڈ کا انتخاب کریں جس کے ذریعے رپورٹ کو ترتیب دیا جائے۔
- آپ نتائج کو کس طرح ترتیب دینا چاہتے ہیں اس پر "سارٹ ڈیسڈنگ" یا "سارٹ اسسینڈنگ" کو منتخب کریں۔
اگر آپ چھانٹنے کے مزید معیارات شامل کرنا چاہتے ہیں، تو "دوسرے کالم سے ترتیب دیں" کے اختیار پر کلک کریں۔ آپ رپورٹ کے نتائج کو تین سے زیادہ فیلڈز سے ترتیب دے سکتے ہیں۔
اسمارٹ شیٹ آئی فون ایپ میں رپورٹ کیسے بنائیں؟
Smartsheet iPhone ایپ آپ کو تمام دستیاب شیٹس اور رپورٹس میں معلومات تک رسائی اور ترمیم کرنے دیتی ہے۔ جب آپ اپنے کمپیوٹر کے بغیر باہر ہوتے ہیں تو یہ ایک حقیقی زندگی بچانے والا ہو سکتا ہے، اور آپ کو فوری طور پر ڈیٹا کنفیگریشن کا کام ملتا ہے جسے فوری طور پر کرنے کی ضرورت ہے۔
تاہم، Smartsheet موبائل ایپ صارفین کو نئی رپورٹیں بنانے کی اجازت نہیں دیتی۔ جیسا کہ ان کی ویب سائٹ پر تجویز کیا گیا ہے، آپ پہلے سے ترتیب دی گئی رپورٹس یا شیٹس کے ساتھ ایپ کا بہترین استعمال کر رہے ہیں۔ آپ کو رپورٹ مرتب کرنے یا آٹومیشن بنانے، فارمولے لاگو کرنے اور دیگر انتظامی تبدیلیوں کے لیے ڈیسک ٹاپ ورژن استعمال کرنا چاہیے۔ اگر آپ شیٹ ایڈمن یا مالک ہیں تو آپ اپنے فون پر کالموں میں تبدیلیاں کر سکتے ہیں۔
اسمارٹ شیٹ اینڈرائیڈ ایپ میں رپورٹ کیسے بنائیں؟
اپنے Android ڈیوائس پر Smartsheet رپورٹس تک رسائی حاصل کرنا حیرت انگیز طور پر آسان ہو سکتا ہے، خاص طور پر جب آپ کا کمپیوٹر پہنچ سے باہر ہو۔ بدقسمتی سے، Smartsheet Android ایپ اب بھی نئی رپورٹس بنانے کی حمایت نہیں کرتی ہے۔
آپ اپنے Android ڈیوائس کا استعمال کرتے ہوئے کسی بھی وقت اپنے ورک اسپیس پر موجود تمام رپورٹس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ اگر آپ رپورٹ کے مالک یا منتظم ہیں تو آپ کالموں میں ترمیم بھی کر سکتے ہیں۔ نئی رپورٹس، شیٹس بنانا یا کسی بھی انتظامی تبدیلی کے ساتھ کام کرنا Smartsheet کے ڈیسک ٹاپ ورژن پر بہترین طریقے سے کیا جاتا ہے۔
اسمارٹ شیٹ میں سمری رپورٹ کیسے بنائیں؟
سمری رپورٹ بنانے سے ٹیموں کو مختلف شیٹس سے مخصوص سمری فیلڈز کو ایک جگہ پر جمع کرنے کی سہولت ملتی ہے۔ ایسا کرنے سے ہر کسی کو اہم معلومات اور ڈیٹا کو پورٹ فولیو کی سطح کے منظر میں تلاش کرنے کی اجازت ملتی ہے۔ اس کے بعد آپ آسانی سے ڈیٹا کو گروپس میں جوڑ سکتے ہیں، فنکشنز کو لاگو کرکے معلومات کا خلاصہ کرسکتے ہیں، اور بہت کچھ۔
اسمارٹ شیٹ میں سمری رپورٹ بنانے سے پہلے آپ کو کیا جاننا چاہیے:
- ان تمام شیٹس میں سمری فیلڈز جن کا آپ منصوبہ بنا رہے ہیں ان کو مستقل طور پر نام دینے کی ضرورت ہے۔ اگر اسپیسنگ یا املا میں معمولی فرق بھی ہو تو ایپ مخصوص خلاصے کے لیے معلومات کو خارج کر دے گی۔
- ایک جیسے ڈیٹا کو جمع کرنے والے تمام خلاصوں کے لیے ایک ہی فیلڈ کی قسمیں استعمال کریں۔ اگر آپ رقم کی معلومات کو جمع کر رہے ہیں، مثال کے طور پر، آپ چاہتے ہیں کہ تمام کالموں میں کرنسی کی شکل ہو۔ اس سے ڈپلیکیٹ رپورٹ کالموں سے دور رہنے میں مدد ملے گی۔ اگر کچھ فیلڈز صرف نمبرز تھے، اور دیگر کرنسیز تھے، تو آپ کے پاس دو کالم ہوں گے - ہر فیلڈ کی قسم کے لیے ایک۔
اسمارٹ شیٹ میں سمری رپورٹ بنانے کا طریقہ یہ ہے:
- اپنے ڈیسک ٹاپ براؤزر پر Smartsheet ایپ لانچ کریں۔
- اوپری دائیں کونے میں مینو بار کی طرف جائیں۔ یہ تین افقی لائنوں والا مینو ہے۔
- جمع کے نشان کے طور پر نمایاں کردہ "حل مرکز" کو منتخب کریں۔
- "رپورٹ" بٹن پر کلک کریں۔
- آپ کو ایک پرامپٹ نظر آئے گا جس میں آپ سے رپورٹ کا نام لینے اور رپورٹ کی قسم منتخب کرنے کو کہا جائے گا۔
- "شیٹ سمری رپورٹ" کا اختیار منتخب کریں۔
- "ٹھیک ہے" کو دبائیں۔
- (اختیاری، بعد میں کیا جا سکتا ہے) "ماخذ شیٹس" سیکشن میں، وہ ماخذ شیٹس منتخب کریں جن کے شیٹ کے خلاصے والے فیلڈز آپ شامل کرنا چاہتے ہیں۔
- (اختیاری، بعد میں کیا جا سکتا ہے) "ڈسپلے کے لیے فیلڈز" کے تحت، ڈسپلے کرنے کے لیے کالم کی وضاحت کریں۔ یہ سمری فیلڈز ہیں جنہیں آپ شامل کرنا چاہتے ہیں۔
آپ رپورٹ ویجیٹ کے ساتھ شیٹ سمری رپورٹ کو براہ راست اپنے ڈیش بورڈ میں شامل کر سکتے ہیں۔ آپ رپورٹ کے ڈیٹا کو چارٹ یا گراف میں بھی دیکھ سکتے ہیں اور اپنے ساتھیوں کے لیے معلومات تک رسائی کو آسان بنا سکتے ہیں۔
تمام شامل ڈیٹا کا ایک پورٹ فولیو منظر بنانے کے لیے، آپ کو یہ وضاحت کرنے کی ضرورت ہے کہ سمری رپورٹ میں کون سی معلومات شامل کی جائیں۔ آپ ٹول بار کی ترتیبات کے ذریعے تشریف لے کر ایسا کر سکتے ہیں:
- ماخذ شیٹس: اس بات کی وضاحت کریں کہ کون سی شیٹ اور شیٹ کا خلاصہ رپورٹ میں شامل کرنا ہے۔
- ڈسپلے کے لیے کالم: رپورٹ میں شامل کرنے کے لیے سمری فیلڈ کو منتخب کریں۔
- فلٹر کا معیار: رپورٹ میں دکھائی گئی معلومات کے لیے پیرامیٹرز سیٹ کریں۔
- گروپ: ملتے جلتے ڈیٹا کو منطقی درجہ بندی میں گروپ کرکے قطاروں کو منظم کریں۔
- خلاصہ کریں: رپورٹ کی بنیادی معلومات نکالیں۔
- ترتیب دیں: رپورٹ کے خلاصے کے ڈیٹا کو ترتیب دینے کا طریقہ منتخب کریں۔
ان تمام تبدیلیوں کو لاگو کرنے کے لیے، ایپ ونڈو کے اوپری دائیں کونے میں "محفوظ کریں" پر کلک کریں۔ اس کے بعد آپ وہ تمام معلومات دیکھ سکیں گے جو اوپر منتخب کردہ معیار پر پورا اترتی ہیں۔
اسمارٹ شیٹ میں اسٹیٹس رپورٹ کیسے بنائیں؟
اسٹیٹس رپورٹس پراجیکٹ کی مجموعی پیش رفت کا خلاصہ کرنے میں مدد کرتی ہیں، اور ان کا بنیادی مقصد ہر کسی کو جاری تبدیلیوں اور ممکنہ خطرات یا رکاوٹوں کے بارے میں باخبر رکھنا ہے۔ خوش قسمتی سے، Smartsheet میں بہت سارے مفت ٹیمپلیٹس ہیں جنہیں آپ تفصیلی اسٹیٹس رپورٹ بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ انہیں اس صفحہ پر تلاش کر سکتے ہیں۔
آپ اپنی حیثیت کی رپورٹ بھی بنا سکتے ہیں اور صرف حوصلہ افزائی کے لیے ٹیمپلیٹس کو دیکھ سکتے ہیں۔ یہاں کچھ بنیادی حصے ہیں جو آپ کو اپنی اسٹیٹس رپورٹ میں شامل کرنے چاہئیں:
- پراجیکٹ کا نام. یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ پروجیکٹ کا نام لکھتے ہیں۔ نام ان تمام اسٹیک ہولڈرز کے لیے کافی واضح ہونا چاہیے جو اسٹیٹس رپورٹ کو دیکھ سکتے ہیں۔
- پروجیکٹ مینیجر. پروجیکٹ کے انچارج شخص کا نام۔
- پروجیکٹ کی مدت۔ وقت کی مدت جس میں پروجیکٹ کا احاطہ کرتا ہے۔
- تاریخ تکمیل. آپ کو پروجیکٹ کی مقررہ تاریخ یہاں لکھنی چاہیے۔ اگر کوئی صحیح مقررہ تاریخ نہیں ہے، تو آپ تخمینہ لکھ سکتے ہیں۔
- بجٹ آپ کے پروجیکٹ کے بجٹ کی کیا حیثیت ہے؟ یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ داخل ہوتے ہیں چاہے یہ ہدف پر ہے یا نہیں۔
- شیڈول. یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ اپنے پروجیکٹ کے شیڈول کی حیثیت لکھتے ہیں۔ کیا کوئی رکاوٹیں ہیں، یا اب تک سب کچھ ٹریک پر ہے؟
- معیار یہاں آپ درج کر سکتے ہیں کہ آیا پراجیکٹ کامیاب ہے یا خطرے کی طرف جھکاؤ ہے۔
- دائرہ کار۔ پراجیکٹ کا دائرہ کار لکھیں اور آیا ابتدائی بہت بڑا تھا یا چھوٹا۔
- خطرات ان تمام خطرات کے بارے میں لکھیں جن کا آپ کے پروجیکٹ کو سامنا تھا۔ اب ان کی کیا حیثیت ہے؟
- روڈ بلاکس۔ کسی دوسری رکاوٹ کا تذکرہ کریں جو آپ کے پروجیکٹ میں مداخلت کر سکتے ہیں۔
یہ حصے ایک واضح رپورٹ بنانے کے لیے کافی ہوں گے جو پروجیکٹ کی کامیابیوں کے تمام مراحل کو ٹریک کرتی ہے۔
اسمارٹ شیٹ میں رپورٹ بنانا
پراجیکٹ کی پیش رفت کو ٹریک کرنے کے لیے رپورٹس بنانا ایک تفصیلی، کمپیکٹ، اور وقت کی بچت کے ورک فلو کو یقینی بنانے کے لیے ضروری ہے۔ متعدد شیٹس کے ڈیٹا کو ایک پورٹ فولیو میں ملا کر، آپ اہم معلومات کو اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ باآسانی شیئر کر سکتے ہیں۔ Smartsheet کے ساتھ، آپ صرف یہ کر سکتے ہیں۔ امید ہے کہ، ہماری گائیڈ کو پڑھنے کے بعد، آپ خود سے Smartsheet میں رپورٹس بنا سکتے ہیں۔
آپ کو کس رپورٹ کی قسم خاص طور پر پراجیکٹ مینجمنٹ کے لیے مفید معلوم ہوتی ہے؟ ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں اپنے خیالات اور تجربات کا اشتراک کریں۔